Trello

Trello är ett webbaserat verktyg för projekthantering som hjälper dig att definiera uppgifter och vad som krävs för att få dem gjorda. I Windows-miljö används det i praktiken som en kanban-app där arbetet organiseras med tavlor och kort, vilket ger en tydlig översikt över projekt och vardagsuppgifter.

Det passar särskilt bra för team och personer som vill ha en enkel, flexibel uppgiftshanterare utan att behöva en tung, funktionsspäckad lösning.

Arbetsflöde som är lätt att följa

Kärnan i Trello är att projekt delas upp i tavlor, där varje tavla innehåller listor (kolumner) och kort. Med den strukturen blir det lätt att se vad som pågår, vem som arbetar med vad och vad som redan är klart. Du kan anpassa upplägget genom att skapa egna tavlor och lägga till så många kolumner du vill, med valfria namn som matchar ert arbetssätt.

På startsidan syns nyligen använda tavlor och dina egna tavlor, och du kan snabbt växla mellan olika projekt. Gränssnittet upplevs rent och modernt, med en navigering som känns självklar även när du hoppar mellan flera parallella initiativ.

Samarbete som samlar arbetet på en plats

Trello är byggt för samarbete. När du bjuder in personer till en tavla kan alla arbeta i samma vy, flytta kort mellan kolumner och lägga till egna kort vid behov. Varje flytt på tavlan registreras dessutom i en aktivitetshistorik, vilket gör det enklare att följa progressionen och förstå vad som förändrats över tid.

Den delade ytan fungerar som en digital instrumentpanel där uppgifter kan skapas, ordnas och prioriteras, så att teamet får en gemensam bild av läget utan att behöva leta i separata dokument eller trådar.

Detaljnivå i korten, från plan till genomförande

Varje kort kan fyllas med mer än bara en rubrik. Du kan lägga till beskrivningar, skapa deluppgifter, och bifoga filer samt länkar, vilket gör korten användbara även när uppgifterna kräver mer kontext. Det går också att schemalägga uppgifter till specifika datum och tider, så att planeringen blir tydligare när deadlines närmar sig.

För prioritering finns färgkodade etiketter som kan sättas på korten. Etiketterna är praktiska för att snabbt sortera efter till exempel brådska eller typ av arbete, men upplägget har en tydlig begränsning, varje etikett kräver en färg, och efter omkring tio etiketter kan det bli svårt att hålla färgerna tydligt åtskilda.

Automatisering och utbyggnad när behoven växer

Trello erbjuder automatisering via sin funktion för kommandon (även kallad Butler). Tanken är att en händelse kan följas av en annan, till exempel att en flytt av ett kort automatiskt kan markera kvarvarande deluppgifter som avklarade. Det finns en lista med utlösare och åtgärder som täcker många vanliga rutiner, även om den inte är heltäckande för alla tänkbara scenarier.

Den som vill bygga vidare kan dessutom lägga till fler funktioner med tillägg från Google Chrome. Exempel som nämns är tidsmätning för att se hur lång tid en uppgift tar, och en gräns för pågående arbete som varnar om ni överskrider den. Med ett betalkonto som tillåter integrering går det också att koppla Trello till andra företagsappar utöver det som finns via tillägg.

Enkelt att komma igång, men kräver lite finjustering

Trello är kostnadsfritt och går snabbt att börja använda, det kräver bara grundläggande uppgifter för att starta. Samtidigt är det ett verktyg där den största nyttan ofta kommer när ni hittat en struktur som passar just er arbetsbelastning. För många innebär det en period av testande och justering innan tavlor, listor, etiketter och automatisering sitter på rätt sätt.

Visuellt kan du även anpassa tavlornas utseende. Standardbakgrunden är blå, men den går att ändra via inställningar på sidan, vilket kan hjälpa när ni vill skilja mellan projekt eller bara göra arbetsytan mer trivsam.